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Contenidos de la ayuda relacionados
() Ejemplos de tipos de elementos de CIF-KM
() Plantillas disponibles de cada usuario
() Copiar y pegar/ arrastrar y soltar
() Doble-clic y menú contextual del botón derecho del ratón
() Avisos, notas, notificaciones
() Sección ARCHIVOS de un elemento
() Sección ENLACES de un elemento
() Sección NOTAS de un elemento
() Sección NOTIFICACIONES de un elemento
() Sección PERMISOS de un elemento
() Sección ATRIBUTOS de un elemento
En CIF-KM toda la información se distribuye en elementos. Un elemento CIF-KM puede entenderse como un contenedor de documentación e información clasificado y cualificado con atributos, enlaces, permisos, notificaciones programadas, etc. que está a disposición de uno o varios usuarios que, según sus permisos respectivos en relación con el elemento concreto, podrán consultar, descargar contenidos, modificarlos, eliminarlos y trabajar en general en el con el nivel de confidencialidad que se requiera.
Los elementos CIF-KM se crean mediante plantillas que se configuran específicamente para cada uno de los tipos de elemento que se necesiten en la empresa.
Las plantillas de elemento CIF-KM se ponen discrecionalmente a disposición de usuarios (internos y/externos) o de grupos de Usuarios, en función de las tareas o búsquedas que cada uno tenga que realizar. Así podrá haber plantillas específicas para áreas concretas de la empresa, para comités, personas concretas, etc., que sólo serán vistas y a disposición de quienes tengan que utilizarlas para crear elementos CIF-KM. Todos o sólo algunos de los componentes de un elemento CIF-KM pueden estar ya configurados en la correspondiente plantilla.
Las plantillas de búsqueda que aparecen en la Web tienen marcado un recuadro que las habilita para ello.
Las plantillas, por tanto, son las entidades que se utilizan para definir y configurar las características específicas de cada uno de los tipos de elemento que cada organización necesita, lo que incluye, en su caso, permisos y facultades. Cada plantilla se pone a disposición de uno o varios “grupos de usuarios” mediante su inclusión en la ficha de aquella. De esta forma, los usuarios miembros del grupo o grupos autorizados en la plantilla (que pueden ser grupos personales de un solo usuario) podrán visualizarla y usarla para crear elementos del tipo correspondiente a la plantilla.
En la ficha de cada elemento de CIF-KM se incluyen uno o varios grupos de usuarios y se marca para cada uno de ellos el rol de elemento que se le asigna, lo que determinará que facultades tendrán los miembros del correspondiente grupo respecto del elemento (por ejemplo, sólo visualizar, modificar, eliminar, etc.)
Los elementos se crean con plantillas que son las entidades que se utilizan para definir y configurar las características de cada uno de los tipos de elemento que cada organización necesita. Cada plantilla se pone a disposición de uno o varios grupos de usuarios mediante su inclusión en la ficha de aquella. De esta forma, los usuarios miembros del grupo o grupos autorizados en la plantilla (que pueden ser grupos personales de un solo usuario) podrán visualizarla y usarla para crear elementos del tipo correspondiente a la plantilla.
En la versión de CIF-KM que se descarga del sitio www.cifkm.com hay tres tipos de elementos CIF-KM cuyas plantillas están configuradas al descargarse la aplicación, de las que se tiene acceso directo desde el escritorio de CIF-KM para crear con ellas elementos CIF-KM. En la figura estas plantillas están representadas por sus iconos de sus accesos directo desde el escritorio, ya que para todas ellas se ha situado un acceso directo en el escritorio de CIF-KM:
Posteriormente se podrán configurar otras plantillas de CIF-KM, para crear otros tipos de elementos CIF-KM con características (atributos, enlaces, permisos, etc.) específicos, así como para realizar búsquedas específicas de elementos adaptadas a necesidades concretas, ya que la aplicación descargada no tiene ninguna limitación a este respecto.
La aplicación está preparada para que se diseñen nuevas plantillas y se pongan a disposición de grupos de usuarios. Las plantillas incluyen secciones con características distintas unas de otras, e incluso pueden incorporar “scripts” de código para que los elementos creados con ellas tengan controles y comportamientos programados específicos.
Si se precisa cualquier tipo de asistencia de CIF, por ejemplo, para instalar la aplicación, mantenerla a lo largo del tiempo, guiar al administrador en los primeros pasos o al usuario, para poner en marcha la aplicación en la empresa, para personalizar o para aprender a personalizar y diseñar plantillas de elementos y búsquedas, para soporte y formación en general, etc., no lo dude, acuda a CIF donde puede adquirir bonos de asistencia por tiempo en http://store.cif.es
Estas tres configuraciones iniciales de plantillas son las siguientes:
Las plantillas pueden incorporar scripts de código con algorítmos para conseguir determinados comportamientos y cierta inteligencia, por ejemplo, si se asigna deteminado valor a un atributo (que defina una clase de asunto) automáticamente se pueden incluir en la ficha del elemento determinados grupos de usuarios, que será los responsables y/o los deben tratar el asunto.
Si un elemento se ha configurado para ser ejecutado en diferentes fases, su visualización podrá ser distinta según el usuario que accede. En cada fase se verán las partes de la información incorporada al elemento que corresponda.
Los usuarios crean y actúan sobre los elementos de CIF-KM facilitándose de esta forma el trabajo en equipo. La información se puede incorporar a un elemento directamente por los distintos usuarios que tiene acceso al mismo, puede venir en parte ya definida o incorporada por la plantilla con la que se crea, o bien ser información procedente de un proceso de work-flow asociado al elemento.
Las posibilidades de diseño, automatización e inteligencia que se puede incorporar a las plantillas es grande y flexible de manera que CIF-KM se puede adecuar a casi todas las necesidades de índole documental de cualquier organización.
CIF-KM es una aplicación abierta, concebida como plataforma para personalizarse hasta donde sea necesario para cubrir las necesidades de tipo documental de cualquier empresa.
Los elementos CIF-KM se crean con las plantillas correspondientes a las que se accede desde:
(1) La opción “Nuevo” del menú del icono flotante, que despliega en la configuración inicial del menú cada uno de los tres tipos de elemento CIF-KM iniciales (Documentación, Asuntos, contactos). Así se abre un formulario vacío del elemento CIF-KM de la correspondiente plantilla para que se incorporen en el, archivos, enlaces, etc. Al grabar la ficha se habrá creado el nuevo elemento CIF-KM, que luego puede modificarse por quienes tienen facultades para ello en función de los permisos incorporados al propio elemento CIF-KM.
(2) Pulsando el acceso directo a la plantilla de elemento CIF-KM que se muestran en el escritorio de CIF-KM del usuario. Se abre también un formulario vacío de elemento.
Para subir uno o varios archivos o carpetas desde el sistema operativo del “PC” del usuario al formulario de un elemento CIF-KM, vacío o ya creado, se pueden COPIAR y PEGAR los archivos o las carpetas, o bien ARRASTRAR y SOLTAR. Así, los archivos y, en su caso, las estructuras de carpetas se suben al elemento CIF-KM, pero la operación sólo finalizará cuando se haya GRABADO el elemento CIF-KM con el botón grabar de su ficha.
El asistente de publicación de elementos CIF-KM aparece en la pantalla en los casos siguientes:
El Asistente de publicación se compone de las siguientes partes:
Después, una vez seleccionados los archivos de la parte inferior de la ventana, se hace doble clic en el icono de la plantilla de elemento CIF-KM que corresponde al elemento a crear, seleccionándola en la parte superior de la ventana, o alternativamente se selecciona la plantilla con un solo clic y se pulsa el botón “Crear elemento”.
También, si está marcado el recuadro 
de la figura, se pueden arrastrar y soltar archivos desde el sistema operativo del “PC” a la ventana de “Mis documentos pendientes” del menú del icono flotante, ya que entonces también se muestran en el asistente de publicación.
1. Crear elemento. Una vez seleccionadas: (1) la plantilla con un solo clic sobre el icono o en la lista de plantillas disponibles y (2) los archivos que se quieren publicar en un elemento CIF-KM para que estén a disposición de otros usuarios, con este botón se inicia el proceso de creación del elemento CIF-KM correspondiente a la plantilla seleccionada.
2. Plantillas en el escritorio /Plantillas disponibles. Son pestañas que muestran las plantillas disponibles del usuario, para que se seleccione cualquiera de ellas.
3. Tipo de publicación. Hay dos opciones alternativas:
4. Lista de archivos para que se puedan seleccionar. Son los mismos de la ventana “Mis documentos pendientes” a la que se accede desde el menú del icono flotante.
