Índice de esta página:Grupos de usuarios
Contenidos de la ayuda relacionados
() Buscador rápido de usuarios/ grupos
() Plantillas disponibles de cada usuario
() Qué son elementos de CIF-KM
() Tipos de elementos ya configurados de la versión descargada de la Web
Un usuario puede ser miembro de tantos grupos de usuarios como sea preciso y estos a su vez estar incluidos en las fichas de otros grupos de usuarios también como miembros. En la ficha de cada grupo de usuarios se marcan los permisos (roles de grupo) que determinan lo que cada miembro del grupo puede hacer en relación con el grupo .
Grupo de usuario es un elemento funcional de CIF-KM que puede estar también integrado por un único miembro. Al darse de alta al usuario se le asigna automáticamente un grupo personal del que es el único miembro.
Los permisos en relación con un grupo (roles de grupo) se pueden marcar (asignar) en la ficha del grupo también a usuarios que no sean miembros del mismo. En tal caso puede, por ejemplo, un usuario no miembro estar autorizado para incluir el grupo en la ficha de un elemento que está creando con una plantilla de elemento, para que ya sean los miembros de los grupos incluidos (asociados con el elemento) quienes realicen las actuaciones posteriores en el elemento.
Con los grupos se consigue representar a la empresa, tanto orgánica como funcionalmente, por ejemplo grupos de áreas, subáreas, departamentos, comisiones o grupos de trabajo interdepartamentales, posiciones del organigrama o puestos en la empresa (en este caso el grupo puede tener un único miembro que será la persona que en cada momento ocupe la posición).
Ser miembro de un grupo de usuarios significa lo siguiente:
En las fichas de los grupos de usuarios se pueden incluir usuarios que, sin ser miembros, ostenten determinados permisos (roles de grupo) en relación con el grupo. Por ejemplo, un usuario, sin ser miembro, puede estar facultado para incluir el grupo el la ficha de un elemento que crea con una plantilla que tiene a su disposición (por ejemplo, para gestionar un pedido) de manera que una vez creado dicho elemento él creador del mismo ya no tendrá acceso el, sino que serán otras personas (los miembros del grupo asociado) las que lo gestionarán.
Al darse de alta, a cada usuario se le asigna un grupo personal del que es el único miembro, sin perjuicio de que otros usuarios con o sin reciprocidad pueden tener determinados permisos en el sin ser miembros. Esto permite, por ejemplo, a esos otros usuarios poder incluir el grupo personal de un tercero en la ficha de un elemento en el espacio para el responsable del asunto.
El sistema de grupos incluidos en otros grupos permite, por ejemplo, que cuando se modifica la posición de un usuario en la empresa, excluyéndolo del grupo que representa una posición orgánica e incluyendo, en su caso, a su sucesor en el cargo, quedan afectados por dicho cambio cualesquiera otros grupos del que aquel era miembro. Asímismo, el cambio o sustitución puede hacerlo un administrador de CIF-KM que tenga permiso de administrar (roles de grupo) los grupos de posición sin ser miembro de ellos.
Al crearse un grupo de usuarios puede marcarse en su ficha el casilla de grupo privado en cuyo caso no podrá ser visualizado por nadie que no sea miembro del mismo ni por los administradores de CIF-KM. Pero esto último hay que ponerlo en relación a que sólo pueden crear nuevos grupos de usuarios aquellos usuarios que en su rol de usuario tengan asignada esa facultad.
Los administradores de CIF-KM, podrán acceder al submenú "Gestión/gestión de grupos" del menú del Icono Flotante
Muestra la lista de los grupos de usuario existenetes, excepto los que tengan la marca de "grupo privado" y permite crear nuevas grupos de usuarios.
Haciendo "clic" sobre cualquiera de la lista se abre la ficha del del correspondiente grupo, en este caso del "Área de administración".
En este ejemplo se muestra la ficha del grupo denominado "Área de administración".
Con la marca de "Grupo privado" se limita la visibilidad del grupo a los usuarios que pertenezcan al mismo, fuera del alcance de los administradores del sistema. En un grupo privado es necesario que al menos un miembro del mismo tenga permiso de administrador.
Pueden ser miembros de un grupo tanto usuarios individuales como otros grupos, que se añadirán al grupo con el Buscador de usuarios y grupos. En la figura se muestra el contenido de esta sección.
Al integrar un grupo en otro grupo quedan automáticamente incorporados los usuarios de la sección "miembros", que en cada momento haya en primero si bien su rol de grupo será el que se marque en la ficha del grupo de usuarios de destino.
Así si un usuario es añadido/ excluido del primer grupo, el resultado afectará a los grupos donde dicho grupo esté integrado.
Esta sección es similar a la anterior, con la diferencia de que sus usuarios integrantes no se incluirán en los demás grupos donde el grupo de la ficha esté integrado como miembro. Los usuarios de esta sección pueden tener asignadas los mismos tipos de roles de grupo que los de la sección de miembros. Es decir, en el aspecto de asignación de roles ambas secciones no se diferencian.
En el ejemplo de la figura los miembros de grupo de "Área Jurídica" que haya en cada momento estár integrados también como "miembros" del grupo "Área de administración".
El grupo "Área de administración" que muestra la figura no es el grupo de puesto de ningun usuario. Este marcador es útil en grupos que se refieren a una posición en el organigrama de la empresa (grupos de posición) y normalmente tendrán un único usuario individual que es quien tiene ocupa el puesto correspondiente. Estos puestos se pueden incorporar a otros grupos, por ejemplo, un comité de dirección, cuyos componentes estarán en tanto mantienen la posición en el grupo de origen.
Al buscar grupos de un usuario se puede filtrar para que aparezcan sólo los grupos de puesto de trabajo o posición del usuario.
Permite hacer filtros rápidos de usuarios y grupos posicionales para añadirlos al grupo de la ficha.
Permite filtrar el buscador según se quieran buscar añadir usuarios o grupos.
En la ficha de grupo se muestran todos los roles de grupo que se hayan configurado por los adminisrtradores de CIF-KM para que se asignen a los "miembros" del grupo, tanto usuarios como otros grupos incluidos.
Los mismos roles de grupo se muestran en la sección "otros permisos" de la ficha de grupo para poderse asignar también a usuarios no miembros del grupo, .
En esta ayuda se han configurado los siguientes roles de grupo:
-Administrador: El usuario o grupo con este rol de grupo puede acceder a la ficha de grupo y modificar los permisos de sus miembros, así como añadir o quitar miembros.
-Lector: Los usuarios o grupos con este permiso tienen acceso a aquellos elementos o documentos asociados al grupo.
-Publicador: Permiso para incluir el grupo en la ficha de un elemento de CIF-KM, permitiendo que los miembros del grupo accedan a dicho contenido.
