CIFKM /(ECM) Gestor de contenidos empresariales con sincronía - Gestión Documental Avanzada
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¿Qué es CIFKM?

La finalidad de CIFKM es ser la respuesta a las necesidades corporativas de compartir y colaborar, preservar la confidencialidad, el almacenamiento, la conservación, la seguridad, la sincronización, el control de versiones, enrutamiento de documentos … Y mucho más.

Partiendo del viejo concepto de las cajas archivadoras, CIFKM ha desarrollado el concepto de “Data Smart Box” (de aquí en adelante DSB) con la tecnología actual.

Cada DSB es una caja archivadora inteligente, una unidad de software multifuncional, flexible y autónoma, que se puede utilizar, bien como simple contenedor, con una gestión avanzada de permisos de usuarios, para compartir archivos y carpetas, con enlaces a otros DSB, con enlaces a otras aplicaciones mediante un API, con atributos internos o externos tomados de otras bases de datos, bien incorporando comportamientos automáticos personalizados, bien para ser una fase de un proceso, o cualquier combinación de lo anterior.

Cualquier usuario autorizado puede crear un nuevo DSB para cualquier asunto que se necesite con la ayuda de plantillas de DSB; cada una de ellas adecuada a cada tipo de DSB, que definen su apariencia, tipos de contenido, comportamientos automáticos, enlaces con otras aplicaciones mediante un API, y atributos tomados de bases de datos internas o externas a CIFKM para hacer la función de metadatos. Todos los textos en CIFKM están indexados, excepto los que el usuario ha encriptado.

Una de las principales características es la adaptabilidad y flexibilidad para personalizar y para satisfacer las necesidades de cualquier empresa.

CIFKM funciona en servidores reales o virtuales (nube) con bases de datos externas: Oracle, SQL Server, PostgreSQL, Firebird…Por defecto se instala en PostgreSQL que es gratuita.

Gracias a CIFKM:

1.- Las empresas evitan la dispersión, las fugas y la pérdida de información. No encontrar algo es perderlo

Muchas empresas no han abandonado todavía los sistemas de archivo tradicionales en discos. Otras muchas están a medio camino ya que todavía no aplican soluciones avanzadas de compartición, de prevención de fugas de información, de privacidad, y de localización fácil de la información. La información estructurada, a pesar de que puede ser crítica para el negocio, muy a menudo se encuentra dispersa en redes locales, en discos, en los gestores de los correos electrónicos de los usuarios de la Compañía, Así, las fugas de información son inevitables, localizar y recuperar información es no sólo complicado, sino también una pérdida de tiempo, especialmente cuando se ha olvidado donde se ha guardado o no se conoce su existencia, Además, un montón de información está en riesgo de perderse cuando la Compañía se reestructura o simplemente personas dejan la Compañía.

Una persona sola puede trabajar y guardar sus archivos en el disco de su propio PC, ó en sistemas de back-up en la nube (por ejemplo, Google Drive, Dropbox), o en un servidor de red local clasificando los contenidos en carpetas y subcarpetas.

Sin embargo, una empresa necesita un ECM (Enterprise Content Manager) con una base de datos. Una empresa no puede retener la información generada por el conjunto de su personal a lo largo del tiempo (miles de documentos y registros) sólo mediante un sistema de clasificación en carpetas y subcarpetas, y los permisos y facultades de los usuarios sobre las carpetas sólo gestionados mediante el sistema operativo. Un sistema de este tipo se convertirá inmediatamente en inmanejable. Las carpetas quedarán abarrotadas de material antiguo, los elementos crecerán en número, y realizar un seguimiento de los archivos será imposible. También la gestión de los derechos de los usuarios sobre asuntos específicos se convertirá en una tarea difícil e imprecisa.

Todas esas malas experiencia se puede evitar con CIFKM. No sólo todos los textos son indexados en bases de datos, sino también los contextos de los elementos pueden ser monitorizados y registrados, lo que significa que recuperar información pasa a ser una tarea fácil a través de múltiples caminos.

2.- Las empresas pueden gestionar y buscar un equilibrio entre disponibilidad y confidencialidad y así la prevenir fugas no deseadas

La privacidad está garantizada por los propios usuarios gestionando derechos de los “grupos de usuarios” sobre cada DSB. La confidencialidad puede reforzarse con el cifrado de archivos de extremo a extremo (end to end) en el PC del usuario antes de ser subidos al servidor, determinando al mismo tiempo qué otros usuarios están autorizados para descifrarlos.

3.- Movilidad

Los usuarios autorizados sobre un DSB pueden acceder a su contenido en cualquier lugar (movilidad) a través del programa cliente de CIF.KM o un navegador web.

4.- Encriptación de extremo a extremo (end to end) de archivos confidenciales

Los usuarios autorizados pueden realizar el cifrado extremo al extremo de archivos en el PC del usuario. La encriptación se realiza antes de la carga de archivos y se pueden especificar qué (usuarios) pueden descifrarlos. Se combinan algoritmos AES + RSA.

5.- Sincronización de archivos y carpetas. Los usuarios ven CIFKM como la nube sincronizada de su Compañía

Así, las empresas se vuelven más eficientes y rentables, debido al hecho de que se dedica menos tiempo a tareas auxiliares como: archivo, localización y recuperación de información.

Con CIFKM la empresa mejora la eficiencia y la productividad.

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