CIFKM /(ECM) CIFKM /(ECM) Unternehmens Content Management mit Synchronisierung- fortschrittliche Dokumentenverwaltung
Weitere Funktionen von CIFKM

Was ist CIFKM?

Die Intention von CIFKM ist es die Antwort auf die Bedürfnisse von Unternehmen nach Filesharing und Teamwork, dem Schutz von Vertraulichkeit. Datensicherung, Retention, Sicherheit, Synchronisation, Versionskontrolle, Dokumentenrouting und noch vielem mehr zu geben.

Inspiriert von dem alten Konzept der Archivierungsboxen hat CIFKM das System der “Data Smart Box” (DSB) erschaffen und dies mit modernster Technologie weiterentwickelt.

Jede DSB ist eine flexible und autonome multifunktionale Softwareeinheit, die entweder als ein einfacher Container zum sharing von Dateien und Ordnern (mit Vernetzungen, Attributen und sogenannten “user groups”, nach belieben autorisiert), als Anzeiger für Status eines Prozesses oder als flexible Kombination aus beidem fungieren. Jeder autorisierte User kann, wenn benötigt mit Hilfe von DSB- Vorlagen (jede für den jeweiligen DSB- Typ, für den sie verwendet wird, konzipiert; Inhalt, Verhalten, automatisierte Prozesse etc.), neue DSB zu jeder Thematik erstellen.

Anpassungsfähigkeit und Flexibilität der Personalisierung, den Unternehmensbedürfnissen entsprechend, ist eines der Haupteigenschaften.

CIFKM läuft auf realen oder virtuellen Servern in externen Datenbanken des Klienten: Orade, SQLServer, PostgreSQL, Firebird … standardmäßig wird es auf dem kostenlosen PostgreSQL installiert.

Dank CIFKM:

1. vermeiden Firmen Dispersion und Datenverlust. Etwas nicht zu finden bedeutet es verloren zu haben

Viele Unternehmen haben sich von ihren herkömmlichen Archivierungssystemen getrennt, bedienen sich jedoch noch nicht der fortgeschrittenen Lösungen für Filesharing, für Datenschutz und für das spätere Abrufen von Informationen. Inhalte strukturierter Informationen, obwohl sie entscheidend für das Geschäft sein könnten, sind sehr oft auf lokale Netzwerke, E-Mails, oder auch auf den PC- Festplatten der Unternehmensmitarbeiter verteilt. Dadurch ist es oft sehr schwierig, diese Daten zu lokalisieren, vor allem wenn man sich ihrer Existenz nicht mehr bewusst ist, wenn Personen Positionen tauschen oder wenn sich nicht mehr erinnert wird wo die Informationen gespeichert wurden.

Eine Person kann alleine beim Arbeiten Dateien in ihrem eigenen PC, Cloud System (z.B. Google Drive, Dropbox) oder in einem Netzwerkserver speichern und Inhalte in Ordner und Subordner klassifizieren.

Eine Firma benötigt hierzu allerdings einen Enterprise Content Manager mit einer Datenbank. Für ein Unternehmen ist es schier unmöglich, die mit der Zeit generierten Datenmengen (tausende Dokumente und Aufnahmen) in Ordnern und Subordnern klassifiziert zu speichern. Solch ein System würde sich umgehend äußerst unüberschaubar gestalten. Mit alten Sachen überfüllte Ordner, Einheiten, die über die Zeit unverhältnismäßig wachsen, in Vergessenheit geratende Dateien. Ein zusätzliches Hindernis stellt die Handhabung der Autorisierungen für die entsprechenden Nutzer über jeweilige Elemente dar.

Diese unerfreuliche Erfahrung kann mit Hilfe von CIFKM vermieden werden. Es werden nicht nur alle Texte eines jeden Elements indiziert sondern es können auch alle Zusammenhänge der Elemente überwacht und aufgenommen werde, was eine einfache Abrufung der Informationen auf verschiedenen Wegen bedeutet.

2. Firmen können das Gleichgewicht halten: Verbreitung, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit von Informationen

Der Datenschutz ist durch die Verteilung unterschiedlicher Autorisierungen für jede DSB in Benutzergruppen sichergestellt. Für den Schutz vertraulicher Informationen besteht die Möglichkeit Dateien vor dem Hochladen auf den server auf dem Nutzer- PC mittels des CIFKM Kundenprogramms zu verschlüsseln. Gleichzeitig kann festgelegt werden, welche anderen Nutzer zum Entschlüsseln autorisiert sind.

Sofern ein Nutzer für den Zugriff auf eine DSB autorisiert ist, ist deren Inhalt für ihn überall verfügbar (Mobilität) über das Kundenprogramm CIFKM oder einen Web- Browser.

Mit CIFKM verbessert das Unternehmen Effizienz und Produktivität.

Weitere Funktionen von CIFKM