CIFKM

ECM* (Gestión Documental Avanzada) (Company’s Sync Cloud) (End to End Encryption)

Gestión documental avanzada…/Trabaja en cualquier lugar…/ Sincroniza archivos de CIFKM con tu PC…/ Encriptación (end to end) de archivos mediante CIFKM

CIFKM es un "Enterprise Content Management (ECM)" o "Gestión documental avanzada" Empleados y colaboradores ven a CIFKM como la Nube Sincronizada de su Compañía

La respuesta a las necesidades corporativas de compartición y trabajo en equipo, confidencialidad, seguridad, almacenamiento, conservación, sincronización, encriptación, control de versiones, circulación de documentos...Gestión de información corporativa estructurada: documentos, correos, contactos, dibujos, gráficos. Su objetivo no es editar documentos, sino sustituir sistemas de archivo con la ventaja de la tecnología. Mejora eficiencia, control, costes y simplifica la gestión

Qué es CIFKM

¿Qué es CIFKM?

La finalidad de CIFKM es ser la respuesta a las necesidades corporativas de compartir y colaborar, preservar la confidencialidad, el almacenamiento, la conservación, la seguridad, la sincronización, el control de versiones, la circularización de documentos … Y mucho más.

Partiendo del viejo concepto de las cajas archivadoras, CIFKM ha evolucionado el concepto de “Data Smart Box” (de aquí en adelante DSB) y lo ha desarrollado con la tecnología actual.

Cada DSB es una caja archivadora inteligente, una unidad de software multifuncional, flexible y autónoma, que se puede utilizar, bien en su forma más simple como contenedor para compartir archivos y carpetas (con enlaces, atributos y derechos de acceso y gestión asignados en él a “grupos de usuarios”), bien incorporando comportamientos automáticos, bien ser una fase de un proceso, o con cualquier combinación de lo anterior.

Retorno de la inversión

VENTAJAS DE CIFKM Y TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)

Por sus características y forma de comercialización, se puede empezar a utilizar CIFKM para cubrir una necesidad concreta y luego, a base de prueba y error, extenderlo e implantarlo progresivamente al ir descubriendo nuevas posibilidades, es decir, no es necesaria una completa especificación inicial de todas las necesidades y su solución.

Sincronización

Sincronización de archivos y carpetas. Los usuarios ven CIFKM como la nube sincronizada de su Compañía

CIFKM está orientado a las empresas, a diferencia de otros sistemas de sincronía en la nube que están básicamente orientados a los individuos.

Otros sistemas sólo realizan la sincronización bidireccional de archivos y carpetas entre el ordenador del usuario y un servidor. Permiten compartir carpetas y poco más. Por ello, son efectivos para facilitar la movilidad de individuos o grupos de ellos. Pero son poco efectivos para las organizaciones, ya que no se adaptan bien a las estructuras funcionales y jerárquicas de estas últimas.

CIFKM sincroniza archivos y carpetas de los “Data Smart Boxes” (DSB) con los dispositivos de trabajo del usuario lo que le hace diferente, ya que los DSB están diseñados para las organizaciones.

Seguridad y codificación

SEGURIDAD REFORZADA. Encriptación "end to end" DE ARCHIVOS CONFIDENCIALES

La seguridad realmente importa. Los usuarios deben asignar a cada archivo el “rango de difusión” que le corresponde. El acceso debe ser fácil dentro de su “rango de difusión” e imposible fuera de él.

CIFKM incorpora 3 niveles de seguridad:

1- Cifrado general (256 AES) de todos los datos y archivos en los servidores, que se ejecuta después de tener los textos indexados, lo que los mantiene a salvo de ataques del exterior.
2.- Los derechos de acceso y facultades de los “grupos de usuarios” sobre la información están regulados a nivel de “Data Smart Box” (DSB).
3.- Cifrado “end to end” de archivos especialmente confidenciales en el PC del usuario antes de subirlos al servidor, por usuarios autorizados, determinando al mismo tiempo qué usuarios pueden descifrarlos. Para este cifrado se combinan algoritmos AES + RSA

Sistema de Administración

La gestión de los derechos de los usuarios es SIMPLE, flexible y adaptable a la ESTRUCTURA FUNCIONAL y orgánica de la empresa

En una organización plana, es decir, sin estructura ni niveles, CIFKM se puede gestionar de manera que todos los usuarios tengan acceso a todos los “Data Smart Boxes” (DSB) con todas las facultades (todo accesible, modificable y transparente para todos). En tal caso, sólo se utilizará un único grupo general comprensivo de todos los usuarios.

Sin embargo, las empresas a partir de un cierto tamaño son organizaciones de personas con responsabilidades específicas, diferentes áreas de actividad, con estructura orgánica y niveles. En ellas hay que administrar los derechos de acceso y facultades sobre la información.

Para dar respuesta a este caso más habitual, los usuarios en CIFKM se organizan en “grupos de usuarios”. Cualquiera de ellos puede anidarse dentro de otros. Así se pueden representar las estructuras funcionales (grupos funcionales) y las orgánicas (grupos del organigrama) de la empresa.

Smartness

Un diseño inteligente, adaptable y personalizable, son algunos de sus principales rasgos

Estos calificativos son palabras mayores, pero son realmente aplicables a CIFKM debido a su diseño único centrado en el concepto de “Data Smart Box” (DSB).

Los DSB son pequeñas aplicaciones de software multifuncionales y autónomas, que incorporan características que la empresa ya ha predefinido en las “plantillas de DSB”. En cada DSB se ha insertado uno o más “grupos de usuarios” y se han determinado sus derechos sobre él (roles de DSB), que pueden estar ya predefinidos en la plantilla DSB correspondiente..

Las plantillas de DSB, a su vez, se configuran en conjuntos (entornos de trabajo) que responden a las necesidades de las áreas funcionales o divisiones de la empresa. Estas están a disposición de los “grupos de usuarios” (roles de plantilla de DSB), cuyos miembros tienen que utilizarlas (o crearlas y administrarlas) para crear nuevos DSB con las características predefinidas en la plantilla.

¿Qué significa ECM?

Enterprise Content Manager (ECM) o Gestor de Contenidos Empresariales, tiene como objetivo hacer que la gestión de la información corporativa estructurada (documentos, correos, contactos, etc.) sea más fácil por la simplificación del almacenamiento, seguridad, recuperación, compartición, confidencialidad, control de versiones, rutas de procesos.

Los beneficios para cualquier empresa son mejor eficiencia, mejor control y reducción de costes.