- CIF-KM es una Base de Datos Documental que cubre todas las necesidades de gestión documental y de workflow de las empresas de cualquier tipo y tamaño, personalizable hasta donde se quiera adaptándose a cualquier necesidad.
. . . (Haga "click" para visualizar la figura) . . . GESTION DOCUMENTAL EMPRESA SIGLO XXI
- A NIVEL PERSONALUna persona puede trabajar guardando documentos en un disco local propio o en red mediante un sistema de clasificación en carpetas y subcarpetas, y puede utilizar también una carpeta de almacenamiento en la nube (por ejemplo, en Dropbox) para guardar sus archivos en los que trabaja, para tener MOVILIDAD y manejar dispositivos móviles.
- A NIVEL CORPORATIVO
Sin embargo, una empresa no puede conservar la información generada en el tiempo por su staff (miles y miles de documentos) sólo con un sistema de carpetas y subcarpetas al que accede mucha gente. El sistema es inmanejable. Las carpetas se irán llenando de material antiguo, crecerán en número, y se perderá la pista (path) de los archivos. Por esto a NIVEL CORPORATIVO la empresa necesita para su "gestión documental" un sistema que esté soportado en una base de datos, en la que no sólo se indexen todos los textos, sino que además en ella se pueda controlar y registrar el contexto relativo a cada asunto, para que se pueda recuperar con múltiples filtros, entre ellos el temporal, y que se garantice su privacidad (que a cada asunto sólo puedan acceder quienes estén autorizados y sólo con las facultades y permisos que cada uno posea respecto de el). ESTE SISTEMA ES CIF-KM, que se hace indispensable para que la empresa pueda ganar eficiencia y productividad.
- Se ofrece tanto en versión estándar como en versiones personalizadas a las necesidades de cada organización.
- La versión estándar es gratuita hasta cuatro licencias de usuario interno (ampliables comprando en cualquier momento después más licencias en http://store.cif.es) y tiene todas las funcionalidades operativas y de desarrollo. Se puede descargar e instalar en un servidor de su empresa en forma de aplicación autoinstalable, con su base de datos y servidor Web embebidos. Esta versión estándar de CIF-KM no estará personalizada a las necesidades específicas de su organización, pero dispondrá de las herramientas de desarrollo y en todo caso podrá personalizarla nuestra organización CIF según las especificaciones de usted si adquiere "tickets" de asistencia en http://store.cif.es
- La aplicación servidor de CIF-KM (estándar o personalizada) también puede ser instalada en las arquitecturas complejas de la empresa con múltiples servidores balanceados, bases de datos externas (Oracle, SQL Server, etc.) según convenga, sin menoscabo en ningún caso de sus funcionalidades, ni posibilidades de parametrización y personalización. Para las instalaciones de servidor más complejas por favor póngase en contacto con nosotros que le atenderemos
- Cualquier versión de CIF-KM se puede instalar, tanto en servidores físicos(hardware) de la empresa, como en servidores virtuales en la nube proporcionados por cualquier proveedor de servicios de cloud computing.
. . (Haga "click" para visualizar la figura). . . . . . . . . . . . . ALOJAR CIF-KM EN LA NUBE
En la nube usted podrá disponer de servidores virtuales privados (que sólo usted controla -o autoriza a terceros- mediante una simple consola virtual), que le proporcionarán movilidad, que los podrá tener dimensionados al tamaño que precise en cada momento, incluso puede planificar su capacidad de proceso para distintos periodos horarios, semanales, mensuales, etc.Nuestro mundo camina hacia este tipo servicios virtuales en la nube, ya que ofrecen seguridad y permiten a las empresas despreocuparse de los equipos y tecnologías.
Para contratar un servidor en la nube e instalar la aplicación a su medida no dude en llamarnos si lo precisa (la instalación durará aproximadamente 1 hora -el coste de 1 ticket de servicio).
También se facilita la importación y el envío de archivos de CIF-KM desde y a Dropbox (cloud Storage).
Usted puede probar la versión estándar de CIF-KM, sin instalarla en ningún servidor de su empresa, en un servidor de CIF en la nube (cuyo proveedor de servicios es Amazon EC2) a través de "Prueba CIF-KM en la nube". Se creará automáticamente en la nube una instancia de prueba de CIF-KM con su base de datos específica para usted.
- Es sencilla de de usar por los usuarios porque: (1) se puede personalizar y se pueden asignar entornos específicos a tipos de usuarios diferentes conformando grupos de usuarios y (2) porque los usuarios pueden interactuar dentro de su entorno con las funciones de copiar y pegar, arrastrar y soltar, guardar, etc. Su sencillez de manejo facilita mucho la implantación.
- Permite gestionar la confidencialidad de los asuntos y cumplir la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPD) hasta el máximo nivel.
(Se recomienda leer la "Guía de primeros pasos" para realizar la instalación)
Esta versión contiene todas las funcionalidades y es parametrizable según las necesidades de cada Empresa. Inicialmente se han creado tres tipos de plantilla de elemento CIF-KM para que los usuarios puedan crear elementos CIF-KM con ellas y otras tantas de búsquedas predefinidas. Además de estos tipos iniciales, el administrador del sistema puede crear otras diferentes para cubrir necesidades de la empresa, bien para gestionar diferentes tipos de asuntos, bien para realizar tipos de búsquedas distintas con distintos formatos de presentación de resultados, bien definiendo en cada una de ellas los atributos específicos que debe contener, los enlaces con referencias internas y a bases de datos externas, en su caso, incorporando avisos y alarmas en relación con sucesos, creando nuevos grupos de usuarios para mejor gestión de la confidencialidad, modificar los tipos de roles, y si se necesita, se ofrece además la posibilidad de gestión centralizada del correo electrónico corporativo usando el usuario cualquier cliente de correo.
(Además de la "Ayuda general", tiene a su disposición una "Guía de usuario" adaptada a la versión que se descarga de esta página Web y la "Guía de administración").
- Si se necesita asistencia para la personalización de esta versión estándar o para formación de cualquier tipo, por ejemplo, para poner en marcha la aplicación en la empresa, guiar en los primeros pasos, para aprender a personalizar y diseñar plantillas de elementos y de búsquedas, etc. se puede adquirir tiempo de asistencia del personal de CIF en la tienda on-line de CIF y, con cargo al mismo, enviar tickets de asistencia, la cual se realiza en remoto (mas información)
- Si se precisa de un mayor número de usuarios internos, en cualquier momento se pueden adquirir licencias de usuario interno (una a una o en paquete) que se añaden a las 4 iniciales gratuitas o al número previo adquirido. Las nuevas licencias de usuario interno se pueden adquirir en http://store.cif.es. Es recomendable acceder a la tienda on-line de CIF desde la aplicación instalada ya que así se añadirán automáticamente las licencias adquiridas a la aplicación (mas información)
- Existen versiones ya preparadas por CIF adaptadas a las necesidades funcionales y operativas de tipos de organización, tales como Ayuntamientos, Notarías, Despachos profesionales de abogados y auditores, etc.
- CIF también puede personalizar la aplicación CIF-KM bajo presupuesto , según especificaciones y necesidades concretas del cliente.
Algunos ejemplos de personalizaciones de la plataforma se pueden ver en casos reales
Cubre todo tipo de necesidades de gestión documental y de workflow (flujo de tareas y trabajos). Proporciona sistemas de avisos, recordatorios y notificaciones, gestiona procesos y tareas, expedientes, asignación de trabajos a personas y otros recursos, gestiona la confidencialidad y la administración de accesos, los roles y su asignación a personas y grupos.
- Gestión Documental completa
- Gestión de contactos corporativos
- Facilidad para compartir, colaborar y trabajar en equipo
- Workflow personalizables
- Movilidad al usuario
- Seguridad y gestión de los accesos
- Gestionar los ciclos de los documentos y expedientes
- Confidencialidad y cifrado donde se precise
- Correo electrónico corporativo centralizado con cualquier cliente de correo
CIF-KM es una plataforma de software que permite convertir cualquier base de datos SQL estándar en una Base de Datos Documental con los objetos y entidades que necesita la empresa para su gestión.
Con CIF-KM las aplicaciones de gestión y programas resultantes, además de personalizados, son escalables y facilmente evolucionables para cubrir en cada momento las necesidades.
Es un diseño nuevo y diferente con un resultado muy superior a las habituales integraciones de programas de gestión documental y workflow para acumular funcionalidades.
Es la solución personalizada más adecuada para:
- Archivar contenidos digitales de cualquier tipo y formato definiendo su contexto, propiedades, atributos, clasificaciones, sin ningún límite.
- Gestionar los ciclos de los documentos, tal como aprobaciones, versiones, firma digital, tareas y fases de ejecución de un proceso, automatizar la creación de documentos en las fases de un proceso.
- Crear informes, cuadros de mando, asignar trabajos, hacer su seguimiento, y mantener la trazabilidad de las actuaciones.
- Discriminar los accesos y facultades sobre cada usuario sobre cada contenido.
- Generar avisos, recordatorios, notificaciones, suscripciones de cambios, con o sin envío de correos electrónicos al destinatario.
- Encriptar la información especialmente confidencial, de manera que sólo puedan desencriptarla las personas autorizadas en cada caso con sus respectivas claves privadas, todo lo cual se gestiona de forma automática y transparente para el usuario.
